Aufgabenverwaltung / “Check-It”

Das Modul “Check-It” legt automatisch alle Aufgaben, die im Zuge der Reiseabwicklung erledigt werden müssen, an einer zentralen Stelle von “DaVinci” auf Wiedervorlage. Die Mitarbeiter haben damit einen Blick auf alle anstehenden Aufgaben. Termingerechtes Einreichen von Visa-Unterlagen, Ticketausstellung, abschließende Meldung von Passagiernamen, Special Requests usw.- ein Mouse-Klick reicht aus und die Mitarbeiter können sich die Aufgaben inklusive Fälligkeitsdatum anzeigen lassen. Individuelle Papiernotizen und auf verschiedene Rechner verteilte Kalendereinträge gehören der Vergangenheit an.

Ein entscheidender Vorteil von “Check It”: der Bearbeitungsstand zu den einzelnen Aufgaben kann jederzeit von allen Mitarbeitern eingesehen werden. Mehrere Mitarbeiter können parallel an Aufgabenblöcken arbeiten und den aktuellen Status mit den Kollegen teilen. “Check It” liefert den genauen Stand in Echtzeit. Und sollte einmal ein Mitarbeiter unerwartet ausfallen, dann kann sich ein Kollege sofort einen detaillierten Überblick zum Stand der bereits erledigten Aufgaben verschaffen und ohne Zeitverzug in die weitere Bearbeitung einsteigen.

“Check-It” – Kurz & Knapp

1. Erstellung der Aufgaben

Aufgaben mit Fälligkeitsdatum werden automatisch erstellt, bezogen auf die Reisetermine aus den eingegangenen Reservierungen.

Wenn sich der Buchungsstand ändert, werden Aufgaben automatisch angepasst oder gelöscht.

2. Abarbeitungsreihenfolge der Aufgaben

Aufgaben werden in eine logische Abarbeitungsreihenfolge gebracht. Es können nur Aufgaben erledigt werden, wenn die logischen Vorläufer bereits einen Erledingungsstatus erlangt haben.

3. Zentrale Statussicht für alle Mitarbeiter

Der Bearbeitungsstand von Aufgaben wird in Echtzeit für alle Mitarbeiter sichtbar.

4. Mitarbeitergruppen

Aufgaben werden auf unterschiedliche Mitarbeitergruppen zugewiesen. So können die einzelnen Abteilungen ihre Aufgaben gliedern und voneinander abgrenzen.

5. Individuelle Aufgaben

Auch unabhängig von eingehenden Buchungen können individuelle Aufgaben eingestellt und mit einem Fälligkeitstermin versehen werden.

Sie möchten mehr wissen über dieses Modul? Unser DaVinci-Vetrieb berät Sie gerne. E-Mail-Adresse bzw. Link zu Anfrageformular!

WICHTIG: NEBEN JEDE DER EINZELNEN BULLET-POINTS SOLLEN DANN NOCH PASSENDE SCREEN-SHOTS ANGEZEIGT WERDEN!

Realtime-Fulfillment

Die Zusendung digitaler Reisedokumente via E-Mail ist für Tour Operator zum Regelfall geworden. Meistens wird der Versand der Reisepläne, Voucher und Tickets aber erst kurze Zeit vor Reiseantritt durchgeführt. Die Konsumenten sind aber inzwischen aus anderen Branchen gewohnt, unmittelbar nach dem Kauf über E-Mail mit einer Bestätigung und den relevanten Dokumenten versorgt zu werden. Deshalb hat Bewotec mit dem „Realtime-Fulfillment“ eine Lösung geschaffen, die es dem „DaVinci“-Veranstalter ermöglicht, seinen Kunden direkt nach Buchungseingang, gewissermaßen in „Echtzeit“, die Reisedokumente zuzustellen.

Das „DaVinci“-Modul kann für einzelne Geschäftsbereiche oder das gesamte Produktportfolio des Reiseveranstalters aktiviert werden. Wo es zur Anwendung kommt, entfällt jede manuelle Arbeit. Das „Realtime-Fulfillment“ identifiziert die vom Veranstalter definierten Ereignisse (Buchungseingang, Umbuchung, Stornierung etc.), lädt alle für den Kunden relevanten Dokumente und versendet diese innerhalb von maximal einer Minute per E-Mail.

Mit dem „Realtime-Fulfillment“ werden Aufarbeitung und Versand der Reisedokumente automatisch über den Arbeitstag verteilt. Neben dem Wegfall der manuellen Prozesse ein entscheidender Vorteil für den Reiseveranstalter.

Realtime-Fulfillment

– Kurz & Knapp

1. Einmalige Definition der Ereignisse

Der Veranstalter konfiguriert einmalig die Ereignisse, bei denen der Versand der Reisedokumente über „Realtime-Fulfillment“ stattfinden soll (z.B. Buchungseingang, Umbuchung, Stornierung).

2. Freischaltung der Produkte

Das „Realtime-Fulfillment“ kann für das gesamte Produktportfolio des Veranstalters oder für einen Teil der Produkte in Betrieb genommen werden. Dieses erfolgt durch eine zentrale Konfiguration und kann jederzeit angepasst werden. Auf diesem Wege können besonders geeignete Produktbereiche (z.B. „dynamische Pakete“ mit eigenen Geschäftsbedingungen) unabhängig vom weiteren Geschäft aktiviert werden.

3. Abwicklung in Echtzeit

Der Dokumentenversand geschieht in Echtzeit, unmittelbar nach Eintreten eines definierten Ereignisses. Maximal dauert es eine Minute bis zum Eingang der E-Mail beim Kunden.

4. Versandaufträge

Alle Versandaufträge mit den Dokumentinformationen werden in einer Verarbeitungsqueue gespeichert und vom System so lange vorgehalten, bis eine erfolgreiche Bearbeitung stattgefunden hat.

Automatisation für Druck und E-Mail

Mit der Automatisation für Druck und E-Mail unterstützt „DaVinci“ den Reiseveranstalter beim Versand von Listen- und Dokumenten. Die Reisegäste wie auch die Leistungsträger und Partner an den Flughäfen und im Zielgebiet werden dadurch automatisch mit allen relevanten Informationen und Dokumenten versorgt. Ein ausgefeiltes und vom Veranstalter konfigurierbares Regelwerk stellt sicher, dass der Versand unter Berücksichtigung aller Voraussetzungen zum festgelegten Zeitpunkt erfolgt.

Eine Steuerungsfunktion im Hintergrund fasst alle Dokumente und Listen für denselben Empfänger sinnvoll zusammen und reduziert damit die Anzahl der Druck- und Versandaufträge.

Der große Vorteil für den Veranstalter: manuelle Prozesse entfallen weitgehend. Druck-Aufgaben werden zu bestimmten Zeiten und einem regelmäßigen Turnus ausgeführt werden, 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche.

Automatisation für Druck und E-Mail

– Kurz & Knapp

1. Einmaliges Erstellen von Filtersets

Der Veranstalter setzt verschiedene Filtersets auf, anhand derer die Kriterien festgelegt werden, unter denen Vorgänge für die Automatisation Berücksichtigung finden sollen.

2. Einmaliges Erstellen von Dokumentensets

Dokumentensets können erstellt werden, in denen alle gemeinsam auszulösenden Dokumente und Listen in einem Satz zusammengefasst werden.

3. Einmaliges Erstellen von automatisierten Druckjobs

Es besteht die Möglichkeit eine Vielzahl von automatisierten Jobs einzurichten, vom Unterlagenversand, über den Rechnungsversand, bis hin zu Meldelisten und automatisierten Listen für die Abwicklung von Requests. Diese Aufgaben werden in regelmäßigen Zeitabständen von „DaVinci“ automatisch ausgeführt.